AVISO DE PRIVACIDAD PROVEEDORES
Este Aviso de Privacidad informa a las personas naturales y a los representantes legales de empresas proveedoras (en adelante, los «Titulares») sobre el tratamiento de sus datos personales que realiza Hoffen Agencia Asesora Productora de Seguros Cia. Ltda., conforme al Artículo 12 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y demás normativa aplicable.
1. Identidad del Responsable del Tratamiento
- Responsable: Hoffen Agencia Asesora Productora de Seguros Cia. Ltda.
- RUC: 1792253683001
- Dirección: Sucre N1-39 y Polít Lasso
- Correo electrónico: datos@hoffenseguros.com
2. Delegado de Protección de Datos Personales
- Nombre: Luis Villarroel
- Correo electrónico: info@abogadoslatam.com
- Teléfono/WhatsApp: 0998539764
3. Fines del Tratamiento de Datos
Los datos personales que nos facilite serán tratados para las siguientes finalidades:
- Gestionar la relación contractual con proveedores y prestadores de servicios (empleados, freelancers y proveedores).
- Administración de pagos y cuentas por pagar, emisión y gestión de facturas, retenciones y cumplimiento de obligaciones tributarias y contables.
- Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias laborales, comerciales y fiscales.
- Control de accesos a sistemas internos y gestión de usuarios.
- Comunicación relativa a la relación contractual (notificaciones, aclaraciones, coordinaciones).
- Prevención y defensa en reclamos, auditorías o procedimientos administrativos o judiciales.
4. Base Legal del Tratamiento
El tratamiento se realiza sobre la base de:
- Art. 7, numeral 2 de la LOPDP: cumplimiento de una obligación legal.
- Art. 7, numeral 5 de la LOPDP: ejecución de obligaciones contractuales derivadas de la relación laboral o comercial.
5. Tipos de Datos Personales Tratados
Tratamos las siguientes categorías de datos:
- Datos identificativos: nombres, apellidos, cédula/RUC, cargo, nombre de la empresa, representación legal.
- Datos de contacto: dirección física, correo electrónico, teléfonos.
- Datos financieros y bancarios: números de cuenta, datos para pagos y transferencias.
- Datos contractuales y laborales: información contractual, historial de servicios/prestaciones, condiciones, registros de cumplimiento.
No se realizan tratamientos de categorías especiales de datos (datos sensibles) en el marco de este proceso.
6. Tiempo de Conservación
Los datos personales se conservarán el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recabados y para el cumplimiento de obligaciones legales y fiscales. En particular, los datos se conservarán mientras exista la relación contractual y durante el plazo razonable y proporcional para atender responsabilidades, reclamaciones o exigencias legales posteriores. Cuando las normas aplicables establezcan plazos específicos de conservación (por ejemplo, obligaciones tributarias o laborales), se respetarán dichos plazos. Tras finalizar los plazos aplicables, se procederá a la supresión o anonimización segura de los datos.
7. Existencia de Bases de Datos Personales
Los datos de los Titulares se incorporan y conservan en bases de datos de propiedad de Hoffen Agencia Asesora Productora de Seguros Cia. Ltda., gestionadas para cumplir las finalidades descritas en este Aviso. Estas bases de datos están bajo responsabilidad del Responsable arriba indicado.
8. Origen de los Datos
Los datos personales son recabados directamente del Titular o de su representante legal al contratar o prestar servicios a Hoffen, así como de documentación contractual, facturas, comprobantes de pago y otros documentos relacionados con la relación comercial. En su caso, también pueden provenir de fuentes públicas o de terceros cuando ello sea necesario y lícito.
9. Tratamientos Ulteriores
No se realizarán tratamientos ulteriores incompatibles con las finalidades indicadas. Si en el futuro se pretendiera tratar los datos para fines distintos, se informará con oportunidad y, cuando proceda, se solicitará el consentimiento del Titular o se acreditará otra base legal aplicable.
10. Transferencias y Destinatarios
Los datos podrán ser comunicados y/o transferidos a:
- Autoridades fiscales, laborales y otras entidades públicas cuando exista obligación legal.
- Proveedores y prestadores de servicios relacionados con la gestión administrativa, contable, de nómina, almacenamiento y servicios en la nube, auditoría y seguridad informática.
- Entidades bancarias para la realización de pagos.
Transferencias internacionales: algunos tratamientos implican el alojamiento de datos en servicios de nube o proveedores de servicios ubicados en el extranjero. Dichas transferencias se realizan bajo las garantías contractuales y técnicas adecuadas (contratos, cláusulas contractuales, acuerdos de confidencialidad y medidas de seguridad) para proteger los datos conforme a la normativa aplicable.
11. Consecuencias de la Negativa a Proporcionar Datos
Si el Titular se niega a proporcionar los datos personales requeridos, Hoffen podría verse imposibilitada de celebrar o ejecutar contratos, procesar pagos, emitir comprobantes fiscales, gestionar accesos a sistemas o cumplir obligaciones legales, lo que puede impedir la prestación de servicios o la continuidad de la relación comercial.
12. Consecuencias de Datos Erróneos
Si los datos proporcionados son inexactos o están desactualizados, pueden producirse errores en pagos, en el cumplimiento de obligaciones tributarias, en la emisión de documentación o en la comunicación con el Titular. Por ello es responsabilidad del Titular mantener sus datos actualizados y ejercer, en su caso, los derechos de rectificación.
13. Revocatoria del Consentimiento
Cuando el tratamiento se base en el consentimiento del Titular, éste podrá revocarlo en cualquier momento mediante comunicación dirigida al Delegado de Protección de Datos (ver datos en la sección 2). La revocatoria no afectará la licitud del tratamiento realizado con anterioridad y no será aplicable cuando exista otra base legal que legitime el tratamiento (por ejemplo, cumplimiento de obligaciones legales o contractuales).
14. Derechos de los Titulares
Los Titulares tienen, entre otros, los siguientes derechos:
- Acceso: conocer si Hoffen trata datos personales del Titular y obtener información sobre el tratamiento.
- Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
- Cancelación o Supresión: solicitar la eliminación de datos cuando proceda conforme a la normativa.
- Oposición: oponerse al tratamiento por motivos legítimos.
- Limitación del tratamiento: solicitar la restricción del tratamiento en los casos previstos por la ley.
Para ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar su solicitud al Delegado de Protección de Datos (sección 2), identificándose y describiendo la solicitud y la evidencia necesaria. Las solicitudes serán atendidas conforme a los procedimientos y plazos previstos por la normativa vigente.
15. Derecho a Portabilidad
Cuando proceda conforme a la normativa aplicable, el Titular podrá solicitar la portabilidad de sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, para transmitirlos a otro responsable.
16. Autoridad de Control
La Superintendencia de Protección de Datos Personales (u organismo que corresponda por la normativa vigente en Ecuador) es la autoridad de control responsable de la supervisión y cumplimiento de la LOPDP y demás disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales.
17. Decisiones Automatizadas y Perfilamiento
Hoffen no realiza decisiones totalmente automatizadas ni perfilamiento que produzcan efectos jurídicos o impacto relevante sobre los Titulares en el marco de la presente relación contractual.
Contacto y ejercicio de derechos
Para consultas, solicitudes de ejercicio de derechos, revocatoria de consentimiento o aclaraciones sobre este Aviso de Privacidad, dirigirse al Delegado de Protección de Datos: info@abogadoslatam.com / 0998539764.
Actualizaciones del Aviso
Este Aviso podrá ser actualizado para reflejar cambios en las prácticas de tratamiento de datos o en la normativa aplicable. La versión vigente estará disponible a solicitud del Titular.
Fecha de emisión: Quito 19 de abril del 2026.
